Практикой выработаны следующие способы формирования производства:
Хронологический
Материалы располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления и по мере проведения судебных заседаний, совершения процессуальных действий.
Способ позволяет систематизировать хронологию процесса, облегчает сопоставление дат совершения участниками процесса юридически значимых действий.
Системно-логический
Материалы формируются блоками, имеющими логическую связь между собой. К примеру, первоначальный иск и все документы, связанные с ним, встречный иск и, соответственно, все документы, относящиеся к нему.
Либо иной вариант:
первый блок – документы, относящиеся к сторонам дела (учредительные документы, БИН, ИИН, копии удостоверений личности, адресные справки и т.д.);
второй блок – документы, относящиеся к предмету спора;
третий блок – процессуальные документы и т.д.
В ситуации работы с несколькими исковыми требованиями, формирование документации производится строго по их отношению к тем или иным требованиям.
Смешанный
Документы располагаются логическими блоками, а некоторые из них, к примеру, судебные акты – в хронологическом порядке.
Выбор способа формирования производства остается за адвокатом и определяется в зависимости от объема дела, удобства работы с документами и индивидуального подхода к решению данного вопроса.
- При ведении и хранении адвокатского производства необходимо выполнять требования по соблюдению адвокатской тайны.
Ниже приводится перечень информации и материалов, в отношении которых должен соблюдаться режим обеспечения адвокатской тайны, предусмотренный статьей 18 Закона Республики Казахстан «Об адвокатской деятельности», статьей 5 Кодекса профессиональной этики адвокатов:
* записи и документы, содержащие информацию:
а). о факте обращения к адвокату, включая имена и названия доверителей;
б). о содержании устных и письменных переговоров с лицом, обратившимся за помощью, сути юридических консультаций, содержание бесед с доверителем;
в). о сведениях из личной, семейной, общественной, служебной и иных сфер деятельности доверителя, любая информация о доверителе, ставшая известной адвокату в процессе оказания юридической помощи;
г). все доказательства и материалы, собранные адвокатом в период работы по делу;
д). содержание правовых советов и выданных справок по юридическим вопросам;
е). записи с любыми другими сведениями, связанными с оказанием юридической помощи, распространение которых может нанести вред правам и интересам доверителя, адвоката, третьих лиц;
ж). адвокатское производство по делу;
з). условия договора об оказании юридической помощи и иная информация, ставшая известной адвокату в ходе работы по делу.
- Если адвокат отдает предпочтение ведению адвокатского производства в электронном виде, целесообразно:
- продублировать информацию на бумажном носителе.
- исключить доступ к компьютеру посторонних лиц.
- использовать установку периодически изменяемых паролей, применять другие способы защиты информации.
- Все работники адвокатского образования, а также помощники и стажеры адвокатов, должны быть в письменном виде предупреждены о недопустимости разглашения адвокатской тайны и проинструктированы о способах организации работы, исключающих попадание информации к посторонним лицам.
- Адвокат может эффективно выполнять обязанности по защите прав и интересов доверителей лишь при условии глубокого владения существом соответствующей правовой проблемы.
В связи с этим адвокат обязан тщательно изучать нормативно-правовые акты, регулирующие спорные правоотношения, Нормативные Постановления Верховного Суда Республики Казахстан, обзоры судебной и адвокатской практики, Комментарии к законам и кодексам, научные труды, специальную литературу.
В адвокатском производстве должны найти отражение выписки из изученной и проанализированной специальной литературы, нормативно-правовых актов и судебной практики.
- Рекомендуется хранить адвокатское производство не менее 5 лет (аттестационный период).
- Порядок хранения производства определяется адвокатом, либо органами адвокатского образования.
- По усмотрению адвоката адвокатское производство может содержать и иную, не указанную выше информацию.